Visuelle Aufgabenverwaltung für Hotels
Housekeeping, Haustechnik, Rezeption und Hotelleitung halten mit einem Foto fest, was im Haus zu tun ist — mit Zimmer und Zuständigkeit. Und alle sehen, was offen ist.
Täglich im Einsatz im Hotel Bayrischer Hof: über 200 Aufgaben seit Juni, praktisch jede mit Foto.Zur Referenz EIN TAG IM HAUS
Zwischen Check-out und Check-in liegen hundert Kleinigkeiten
Keine davon ist ein Drama. Zusammen entscheiden sie darüber, wie das Haus wirkt — und ob Ihr Team abends das Gefühl hat, alles im Griff zu haben.
Housekeeping
Beim Zimmermachen fällt die kaputte Nachttischlampe auf. Bis zum Feierabend ist sie längst wieder vergessen.
Haustechnik
Drei Zurufe, zwei Zettel, eine Sprachnachricht — und die Frage, womit man sinnvollerweise anfängt.
Hotelleitung
Beim Rundgang fällt die abgestoßene Kante am Buffet auf. Aufschreiben — oder hoffen, morgen noch daran zu denken?
„Wir können uns gar nicht mehr vorstellen, wie das früher gegangen ist! TaskLens erleichtert uns die Arbeit, und die vielen kleinen Dinge, die früher liegen geblieben sind oder in Vergessenheit geraten sind, können jetzt nicht mehr übersehen werden! Das gesamte Team hat sehr große Freude daran & es hilft uns, unser Haus wieder ein Stück besser zu machen und uns besser zu organisieren!“
Alexandra Platzer · Inhaberin, Hotel Bayrischer Hof & Hotel Alexandra
ERFASSEN UND VERTEILEN
Foto machen, zuweisen, weiterarbeiten
TaskLens ist bewusst einfach in der Erfassung — dahinter steckt aber ein vollständiger Workflow für Aufgaben, Mängel und Qualitätskontrolle.
Aufgaben mit Foto erfassen
Foto machen, Kategorie antippen, fertig. In der Praxis tippt kaum jemand einen Titel — das Bild sagt genug.
Zimmer und Bereiche strukturieren
Haus, Etage, Zimmer: Jede Aufgabe hängt am richtigen Ort. Pro Etage sehen Sie sofort, wie viel offen ist.
Aufgaben gezielt zuweisen
Zuständigkeit, Priorität und Frist in einem Zug gesetzt — die Aufgabe landet bei der richtigen Person.
Status
Priorität
Status statt Nachfragen
Offen, in Bearbeitung, erledigt, geprüft: Der Stand ist für alle sichtbar. Niemand muss hinterherfragen.
Suchen, filtern und priorisieren
Nach Etage, Kategorie, Frist oder Zuständigkeit filtern — und nur das sehen, was gerade zählt.
Dokumentieren und exportieren
Druckbare Checkliste für den Rundgang, PDF oder CSV für Handwerker, Eigentümer und die eigene Ablage.
Ein System für das ganze Team
Jeder sieht etwas anderes. TaskLens bringt es zusammen
Housekeeping
Beim Reinigen eines Zimmers fällt eine beschädigte Steckdose auf. Statt später daran denken zu müssen, wird sie sofort fotografiert und der Haustechnik zugewiesen.
Haustechnik
Die Haustechnik sieht alle relevanten Aufgaben zentral, kann priorisieren, Rückfragen direkt beim Vorgang stellen und erledigte Arbeiten dokumentieren.
Rezeption
Wird ihr etwas gesagt, erstellt die Rezeption direkt eine Aufgabe — statt es weiterzugeben und zu hoffen, dass es ankommt.
Hotelleitung
Beim Rundgang fallen kleine Qualitätsmängel oder Verbesserungsmöglichkeiten auf. Ein Foto genügt — der Punkt ist dokumentiert und muss nicht mehr im Kopf behalten werden.
Externe Dienstleister
Offene Arbeiten können als strukturierte Checkliste oder Bericht bereitgestellt werden. Damit ist klar, was wo erledigt werden muss.
Ein gemeinsamer Stand — für alle Abteilungen.
Rollen und Bereichszuweisungen sorgen dafür, dass jeder genau das sieht, was für ihn relevant ist.
IHR HAUS IM SYSTEM
Überblick über das ganze Haus — bis ins einzelne Zimmer
Ihr Haus wird einmal angelegt — danach hängt jede Aufgabe automatisch am richtigen Ort. Auch dann, wenn Sie zwei Betriebe führen oder ein Gästehaus dazugehört.
Ebene 1
Standort
Haupthaus, Nebenhaus, Gästehaus — jedes Haus für sich, aber in derselben Übersicht.
Ebene 2
Etage oder Bereich
Erdgeschoss, 1. Stock, Halbstock, Wellness, Küche, Außenanlage. Zuständigkeiten hängen an dieser Ebene: Wer für den zweiten Stock zuständig ist, sieht dessen Aufgaben zuerst.
Ebene 3
Zimmer
Jedes Zimmer einzeln — mit eigener Historie. Nach ein paar Monaten sehen Sie, welches Zimmer auffällig oft auftaucht und wo sich eine größere Renovierung lohnt.
Mehr als eine Aufgabenliste
Wie schnell reagiert Ihr Haus wirklich?
Nach ein paar Wochen steht es schwarz auf weiß da: wie lange eine Meldung im Schnitt bis zur Erledigung braucht, welche Etage die meiste Arbeit macht und welches Zimmer verdächtig oft auftaucht.
Im Hotel Bayrischer Hof ist mehr als die Hälfte aller Aufgaben innerhalb eines Tages erledigt, acht von zehn innerhalb einer Woche — bei zwei Häusern und 102 Zimmern.
Das ist die Grundlage, mit der Sie Renovierungen planen statt sie zu verschieben — und mit der Sie gegenüber Eigentümern oder der Bank belegen können, was im Haus tatsächlich passiert.
Das Zimmer, das immer dran ist
Wenn dasselbe Zimmer im Quartal viermal auftaucht, ist das kein Zufall mehr, sondern ein Renovierungsposten.
Reaktionszeit statt Bauchgefühl
Sie sehen, wie lange offene Aufgaben liegen bleiben — je Etage, je Kategorie, je Zuständigkeit.
Belege für die Saisonplanung
PDF- und CSV-Berichte mit Fotos, Status und Zeitstempel — für die Übergabe an Handwerker, die Eigentümer oder die eigene Nachkontrolle.
OPTIONAL
Auf Wunsch melden auch Gäste mit
Ihr Team sieht viel, aber nicht alles. Mit einem QR-Code im Zimmer melden auch Gäste, was ihnen auffällt — scannen, fotografieren, absenden.
- QR-Code kennt das Zimmer
- Keine App, kein Konto
- Auf Wunsch automatischer Gutschein als Dankeschön
Preise
Einfache Preise. Alles Wesentliche inklusive
Wählen Sie den Plan passend zur Größe Ihres Betriebs. Alle Pläne enthalten den vollständigen TaskLens-Workflow — vom internen Aufgabenmanagement bis zur Gästemeldung per QR-Code.
Hotel
Für mittelgroße Hotels mit mehreren Teams und Bereichen
Hotel Plus
Für große Hotels, Resorts und Ferienanlagen
Größere Häuser und Hotelgruppen
Über 150 Zimmer, mehrere Standorte oder individuelle Anforderungen: individuelles Angebot.
Dazu einmalig: Einrichtung & Teameinführung
490 € (Hotel) bzw. 790 € (Hotel Plus). Monatlich mit 6 Monaten Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar — oder jährlich mit zwei Gratis-Monaten. Abrechnung per Rechnung, alle Preise exkl. USt.
- Anlegen von Häusern, Etagen, Zimmern und Team
- QR-Druckvorlagen für Ihr Haus
- 60-Minuten-Teambriefing
- Nachgespräch nach 4 Wochen
Alle Funktionen sind in jedem Plan enthalten. Die Pläne unterscheiden sich nur in Bereichen, Benutzern, Standorten und Support.
Persönlicher Start
Wir richten TaskLens gemeinsam mit Ihnen ein
Sie müssen TaskLens nicht erst selbst konfigurieren und Ihrem Team erklären.
In einem persönlichen Onboarding richten wir gemeinsam Ihr Hotel, die wichtigsten Bereiche und Ihr Team ein und zeigen Ihnen den Workflow direkt anhand Ihres Betriebs. Danach können Sie TaskLens sofort im Alltag ausprobieren.
Gemeinsame Einrichtung
Wir legen Hotel, Bereiche, Benutzer und die ersten Strukturen gemeinsam an
Einführung fürs Team
Sie sehen direkt, wie Aufgaben erfasst, zugewiesen und erledigt werden
Persönlicher Support
Auch nach dem Start haben Sie bei Fragen einen direkten Ansprechpartner
Othmar Fetz
TaskLens Gründer
„TaskLens soll Ihnen nicht noch ein zusätzliches System bescheren, das gepflegt werden muss. Ich möchte Ihnen zeigen, wie es sich ganz selbstverständlich in Ihren Hotelalltag integrieren lässt. Deshalb richten wir den ersten Workflow gemeinsam ein."
Häufige Fragen
Nein. TaskLens funktioniert direkt im Browser und kann auf Smartphone, Tablet und Desktop genutzt werden. Für Gästemeldungen ist ebenfalls keine App erforderlich.
Ja. Genau das ist ein zentraler Bestandteil von TaskLens. Mitarbeiter können direkt dort eine Aufgabe erfassen, wo etwas auffällt, und sie mit Foto und den relevanten Informationen dokumentieren.
Ja. Housekeeping, Haustechnik, Rezeption, Management und weitere Teams können gemeinsam in TaskLens arbeiten. Rollen und Zuständigkeiten regeln den jeweiligen Zugriff.
Nein. TaskLens läuft auf bestehenden Smartphones, Tablets und Computern. Für Gästemeldungen werden lediglich die QR-Codes im gewünschten Bereich angebracht.
Alle Daten werden auf europäischen Servern gespeichert und verschlüsselt übertragen. Von Gästen erfassen wir nur die Meldung selbst — keine persönlichen Daten, keine Tracking-Cookies. DSGVO-konform.
Ein Bereich ist jede Einheit, der Sie Aufgaben zuordnen: jedes Zimmer, aber auch Lobby, Restaurant, Wellnessbereich, Parkplatz, Pool, Außenanlage oder Technikraum. 30 Bereiche reichen für die meisten Pensionen und kleinen Hotels problemlos.
Am Anfang steht ein unverbindliches Gespräch. Danach richten wir Ihren Betrieb gemeinsam ein — Häuser, Etagen, Zimmer und Team —, geben Ihrem Team ein Teambriefing, und TaskLens läuft im Alltag mit.
Bei monatlicher Zahlung 6 Monate, danach ist monatlich kündbar. Oder jährlich im Voraus mit zwei Gratis-Monaten.
Per Rechnung, monatlich oder jährlich — keine Kreditkarte nötig.
TaskLens im eigenen Hotel erleben
Probieren Sie TaskLens in Ihrem Hotel aus
Bereiche anlegen, erste Aufgaben erfassen — und sehen, wie Ihr Team damit arbeitet.
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